PÓLITICA DEL SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN Y DE PROTECCIÓN DEL INFORMANTE
La Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción (en lo sucesivo, la Ley 2/2023) viene a transponer al ordenamiento jurídico español la Directiva 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019, relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión.
La citada Ley tiene por finalidad otorgar una protección adecuada frente a las represalias que puedan sufrir las personas físicas que informen sobre alguna de las acciones u omisiones recogidas en su artículo 2, contemplando la existencia de dos tipos de canales de información a los que pueden acudir, para informar con garantías de confidencialidad y anonimato:
a) Canal Interno: que sirve de cauce preferente para informar sobre las acciones u omisiones previstas en la Ley, siempre que se pueda tratar de manera efectiva la infracción, ya que es preferible que la información sobre prácticas irregulares se conozca por la propia organización para corregirlas o reparar lo antes posible los daños, si bien será el informante el que valore qué cauce seguir, interno o externo, según las circunstancias y los riesgos de represalias que considere.
b) Canal Externo: con el fin de que las personas físicas puedan presentar dicha información ante la Autoridad Independiente de Protección del Informante (A.I), o ante las autoridades u órganos autonómicos correspondientes.
Cumpliendo con lo previsto en la Ley 2/2023, la empresa ha implantado un Sistema Interno de Información (en lo sucesivo, el Canal), recogiendo el presente documento, conforme a lo establecido en su artículo 5.2 h), la estrategia que enuncia sus Principios Generales y de protección del informante.
1. FINALIDAD
El Canal tiene como finalidad posibilitar que todas las personas comprendidas en el artículo 3 de la Ley 2/2023 puedan presentar información relativa a hechos que pudieran ser constitutivos de infracciones del ordenamiento jurídico o de la política interna de la empresa, otorgándoles la protección frente a posibles represalias que les otorga la Ley como informantes.
2. PRINCIPIOS GENERALES DEL SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN
La Empresa velará porque el canal implantado cumpla con todos los requisitos establecidos en la Ley 2/2023, entre los que cabe destacar los siguientes:
a) Garantizar la confidencialidad de la identidad del informante, así como de cualquier tercero mencionado en la comunicación y de las actuaciones que se desarrollen en la gestión y tramitación de la misma, así como la protección de datos personales, impidiendo el acceso de personal no autoriza
b) Permitir la presentación y posterior tramitación de comunicaciones, incluso con carácter anónimo.
c) Garantizar que las comunicaciones presentadas puedan tratarse de manera efectiva dentro de la empresa, con el objetivo de ser la primera en conocer las posibles irregularidades cometida en su seno.
d) Contar con un procedimiento de gestión de las informaciones recibidas, así como de un libro-registro de las mismas y de las investigaciones internas a que hayan dado lugar, garantizando los requisitos de confidencialidad previstos en la Le
e) Garantizar, mediante el respeto a la actuación independiente del Responsable del Sistema, la objetividad e imparcialidad en el examen de las informaciones recibidas, evitando los conflictos de interese
f) Garantizar el respeto a la presunción de inocencia y el derecho de defensa de las personas afectadas por la información comunicada.
g) Establecer las garantías necesarias para la protección de los informantes, respetando,en todo caso, lo dispuesto en el artículo 9 de la Ley 2/2023.
3. RESPONSABLE DEL SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN
Teniendo en cuenta lo previsto en el artículo 8.6 de la Ley 2/2023, se ha nombrado como responsable del canal, al/la Gerente o Director/a de la empresa o persona en quien estos deleguen, a quien corresponde la gestión y la tramitación diligente de las informaciones y los expedientes de investigación.
La persona Responsable del Sistema desarrollará sus funciones de forma independiente y autónoma y no podrá recibir instrucciones de ningún tipo en su ejercicio, debiendo disponer de todos los medios personales y materiales necesarios para llevarlas a cabo.
4. CANAL INTERNO DE INFORMACIÓN
La Empresa dispone de un Canal Interno que será gestionado por la persona Responsable del mismo, para posibilitar la presentación de información sobre acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de las infracciones previstas en el artículo 2 de la Ley 2/2023.
5. CANALES EXTERNOS DE INFORMACIÓN
Además de utilizar el canal de la empresa, toda persona física que lo desee puede presentar su información a través del canal externo de la Autoridad Independiente de Protección del Informante (A.A.I.).
6. PRINCIPIOS GENERALES DE PROTECCIÓN DEL INFORMANTE
1. Condiciones de protección
Las personas que comuniquen a través del Canal infracciones de las previstas en el apartado 2 tendrán derecho a protección siempre que concurran las circunstancias siguientes:
a) Tengan motivos razonables para pensar que la información referida es veraz en el momento de la comunicación, aun cuando no aporten pruebas concluyentes, y que la citada información entra dentro del ámbito de aplicación de la ley.
b) La comunicación se haya realizado conforme a los requerimientos previstos en la ley,
Quedan expresamente excluidos de la protección prevista en la Ley aquellas personas que comuniquen:
a) Informaciones contenidas en comunicaciones que hayan sido inadmitidas por algún canal interno de información o por la Autoridad Independiente, por alguna de las causas previstas en el artículo 18.2 a) de la Ley.
b) Informaciones vinculadas a reclamaciones sobre conflictos interpersonales o que afecten únicamente al informante y a las personas a las que se refiera la comunicación.
c) Informaciones que ya estén completamente disponibles para el público o que constituyan meros rumores.
d) Informaciones que se refieran a acciones u omisiones no comprendidas en el artículo 2 de la Ley.
Las personas que hayan comunicado información sobre acciones u omisiones de forma anónima pero que posteriormente hayan sido identificadas y cumplan las condiciones previstas en la ley, tendrán derecho a la protección que la misma contiene.
Las personas que informen ante las instituciones, órganos u organismos pertinentes de la Unión Europea infracciones que entren en el ámbito de aplicación de la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019, tendrán derecho a protección con arreglo a lo dispuesto en la Ley en las mismas condiciones que una persona que haya informado por canales externos.
Las medidas de protección del informante previstas en el título VII de la Ley también se aplicarán, en su caso, a los representantes legales de las personas trabajadoras de la empresa en el ejercicio de sus funciones de asesoramiento y apoyo al informante, así como a las personas incluidas en el apartado 4 del artículo 3.
2. Prohibición de represalias
Se prohíben expresamente los actos constitutivos de represalia, incluidas las amenazas de represalia y las tentativas de represalia contra las personas que presenten una comunicación conforme a lo previsto en la ley.
Se entiende por represalia cualquier acto u omisión que esté prohibido por la ley, o que, de forma directa o indirecta, suponga un trato desfavorable que sitúe a las personas que la sufren en desventaja particular con respecto a otra en el contexto laboral o profesional, solo por su condición de informantes, o por haber realizado una revelación pública.
A los efectos de lo previsto en la Ley, se consideran represalias las que se adopten en cualquiera de las formas establecidas en el artículo 36:
a) Suspensión del contrato de trabajo, despido o extinción de la relación laboral o estatutaria.
b) Daños, incluidos los de carácter reputacional, o pérdidas económicas, coacciones, intimidaciones, acoso u ostracismo.
c) Evaluación o referencias negativas respecto al desempeño laboral o profesional.
d) Inclusión en listas negras o difusión de información en un determinado ámbito sectorial, que dificulten o impidan el acceso al empleo o la contratación de obras o servicios.
e) Denegación o anulación de una licencia o permiso.
f) Denegación de formación.
g) Discriminación, o trato desfavorable o injusto.
Los actos administrativos que tengan por objeto impedir o dificultar la presentación de comunicaciones, así como los que constituyan represalia o causen discriminación tras la presentación de aquellas al amparo de la ley, serán nulos de pleno derecho y darán lugar,en su caso, a medidas correctoras disciplinarias o de responsabilidad.
3. Medidas de protección del informante frente a represalias
No se considerará que las personas que comuniquen información sobre las acciones u omisiones recogidas en el artículo 2 de la ley 2/2023 hayan infringido ninguna restricción de revelación de información, y aquellas no incurrirán en responsabilidad de ningún tipo en relación con dicha comunicación, siempre que tuvieran motivos razonables para pensar que la comunicación o revelación pública de dicha información era necesaria para revelar una acción u omisión en virtud de dicha ley, todo ello sin perjuicio de lo dispuesto en las normas específicas de protección aplicables conforme a la normativa laboral. Esta medida no afectará a las responsabilidades de carácter penal.
Lo previsto en el párrafo anterior se extiende a la comunicación de informaciones realizadas por los representantes de las personas trabajadoras, aunque se encuentren sometidas a obligaciones legales de sigilo o de no revelar información reservada. Todo ello sin perjuicio de las normas específicas de protección aplicables conforme a la normativa laboral.
Los informantes no incurrirán en responsabilidad respecto de la adquisición o el acceso a la información que es comunicada, siempre que dicha adquisición o acceso no constituya un delito.
Cualquier otra posible responsabilidad de los informantes derivada de actos u omisiones que no estén relacionados con la comunicación o que no sean necesarios para revelar una infracción en virtud de la ley será exigible conforme a la normativa aplicable.
En los procedimientos ante un órgano jurisdiccional u otra autoridad relativos a los perjuicios sufridos por los informantes, una vez que el informante haya demostrado razonablemente que ha realizado una comunicación de conformidad con la Ley y que ha sufrido un perjuicio, se presumirá que el perjuicio se produjo como represalia por informar.
En tales casos, corresponderá a la persona que haya tomado la medida perjudicial probar que esa medida se basó en motivos debidamente justificados no vinculados a la comunicación.
En los procesos judiciales, incluidos los relativos a difamación, violación de derechos de autor, vulneración de secreto, infracción de las normas de protección de datos, o a solicitudes de indemnización basadas en el derecho laboral o estatutario, los informantes no incurrirán en responsabilidad de ningún tipo como consecuencia de comunicaciones protegidas por la misma. Dichas personas tendrán derecho a alegar en su descargo y en el marco de los referidos procesos judiciales, el haber hecho una comunicación, siempre que tuvieran motivos razonables para pensar que la comunicación era necesaria para poner de manifiesto una infracción en virtud de la ley 2/2023.
4. Medidas de protección para las personas afectadas
Durante la tramitación del expediente de investigación las personas afectadas por la comunicación tendrán derecho a la presunción de inocencia, al derecho de defensa y al derecho de acceso al expediente en los términos previstos en la Ley 2/2023, así como a la misma protección establecida para los informantes, preservándose su identidad y garantizándose la confidencialidad de los hechos y datos del procedimiento.
5. Supuestos de exención y atenuación de la sanción
Cuando una persona que hubiera participado en la comisión de la infracción administrativa objeto de la información sea la que informe de su existencia mediante la presentación de la información y siempre que la misma hubiera sido presentada con anterioridad a que hubiera sido notificada la incoación del procedimiento de investigación o sancionador, el órgano competente para resolver el procedimiento, mediante resolución motivada, podrá eximirle del cumplimiento de la sanción administrativa que le correspondiera siempre que resulten acreditados en el expediente los requisitos previstos en el artículo 40 de la Ley.
Cuando los citados requisitos no se cumplan en su totalidad, quedará a criterio del órgano competente, previa valoración del grado de contribución a la resolución del expediente, la posibilidad de atenuar la sanción que habría correspondido a la infracción cometida, siempre que el informante o autor de la revelación no haya sido sancionado anteriormente por hechos de la misma naturaleza que dieron origen al inicio del procedimiento.
La atenuación de la sanción podrá extenderse al resto de los participantes en la comisión de la infracción, en función del grado de colaboración activa en el esclarecimiento de los hechos, identificación de otros participantes y reparación o minoración del daño causado, apreciado por el órgano encargado de la resolución.
7. PRINCIPIOS GENERALES DE PROTECCIÓN DE DATOS
Salvo cuando la persona que comunique la información solicite expresamente lo contrario, se guardará total confidencialidad respecto de su identidad, de forma que la misma no será revelada a terceras personas. A tal fin, en todas las comunicaciones, actuaciones de verificación o solicitudes de documentación que se lleven a cabo, se omitirán los datos relativos a la identidad de la persona que hubiera remitido la información, así como cualesquiera otros que pudieran conducir total o parcialmente a su identificación, y lo mismo se hará con los datos correspondientes a cualquier tercero mencionado en la información suministrada.
Asimismo, cuando se tuviera que trasladar las actuaciones a otros órganos para que por estos se tramiten los procedimientos que correspondan, será de aplicación lo dispuesto en el párrafo anterior, salvo cuando se trate de la Autoridad judicial, del Ministerio Fiscal o de la autoridad administrativa competente en el marco de una investigación penal, disciplinaria o sancionadora. En estos casos, con carácter previo a revelar su identidad, se remitirá al informante un escrito explicando los motivos de la revelación, salvo que dicha información pudiera comprometer la investigación o el procedimiento judicial.
En todo caso, a las personas que presenten comunicaciones a través del Canal se les facilitará la información sobre protección de datos y el ejercicio de derechos prevista en el artículo 31 de la Ley 2/2023, y en el tratamiento de los datos personales que se deriven de la aplicación de la Ley se cumplirá con lo dispuesto en los artículos 29 y 32.
En todo caso, no se recopilarán datos personales cuya pertinencia no resulte manifiestapara tratar una información específica o, si se recopilan por accidente, se eliminarán sindilación indebida.
Las comunicaciones a las que no se haya dado curso solamente podrán constar de forma anonimizada, sin que sea de aplicación la obligación de bloqueo prevista en el artículo 32 de la LO 3/2018, de 5 de diciembre.
8. ACTUALIZACIÓN, SEGUIMIENTO Y REVISIÓN
Como medida preventiva destinada a la detección de posibles incidencias y al objeto de introducir las mejoras necesarias, anualmente se evaluará el funcionamiento del Canal Interno de Información, procediendo, en su caso, a la actualización de la presente política.