Términos y forma de uso del canal ético de SU ORGANIZACION.
1. Aceptación de los términos y condiciones
El presente canal ético, «Legalcompliance» se pone a disposición de las personas trabajadoras, personas directivas, accionistas, clientes, proveedores y de cualquier otra persona relacionada con SU ORGANIZACION.
2. Descripción del Servicio. Usuarios autorizados por SU ORGANIZACION
SU ORGANIZACION (que es la usuaria del servicio proveído por “Legalcompliance”) ha contratado esta plataforma para que sus clientes, proveedores, trabajadores o directivos – accionistas, y cualquier otra persona relacionada con la entidad, tengan acceso al mismo. Para poder utilizar este canal ético, la persona Denunciante debe obtener acceso a través de este enlace del que ha sido proveída SU ORGANIZACION y contar con el equipo necesario para establecer conexión a la red.
La persona Denunciante tiene acceso a un formulario de registro de denuncias donde debe ingresar los datos que constan en el mismo. Unos con carácter obligatorio, que son los marcados con asterisco (tipo de denuncia, tipo denunciante, hechos denunciados, descripción de los hechos), y otros con carácter voluntario.
Una vez completados todos los campos obligatorios, el formulario le solicitará la confirmación de haber leído y aceptado las condiciones del Servicio. Al terminar de cargar los datos en el Informe de Denuncias, la persona Denunciante debe presionar el botón Enviar denuncia.
Una vez aceptadas aquellas condiciones y presionado aquel botón, será enviada la denuncia y se le asignará un código de la misma, así como se le ofrecerá la dirección electrónica de contacto de la persona encargada del tratamiento de la denuncia en SU ORGANIZACION.
La existencia de la denuncia será recibida simultáneamente en los correos electrónicos que SU ORGANIZACION ha determinado, que normalmente vendrán a coincidir con la persona encargada del tratamiento de la denuncia en la organización (que podrá ser el compliance officer) así como la persona asesora jurídica o técnica especialista de SU ORGANIZACION.
Una vez recibida aquella comunicación de existencia de denuncia, la persona encargada del tratamiento en SU ORGANIZACION y su persona asesora en compliance podrán acceder con sus claves privadas a la plataforma “Legalcompliance”, donde descargarán el contenido de la denuncia y documentos anejos, quedando grabados dichos datos de confirmación de lectura.
A partir de ese momento SU ORGANIZACION le deberá dar el tratamiento a la denuncia que proceda de acuerdo con el protocolo que la misma tenga establecido en ese tipo de situaciones.
Al utilizar el Servicio, la persona Denunciante comprende y acepta que el Servicio se le provee “TAL CUAL ES” y que “Legalcompliance” no asume responsabilidad alguna por el tratamiento que de la denuncia se lleve a cabo por SU ORGANIZACION .
Se debe tener en cuenta que en esta plataforma se podrán recibir denuncias dirigidas a nuestras empresas clientes, las cuales serán derivadas al Responsable del sistema interno de información de la entidad cliente afectada, siendo la responsable de la gestión de las comunicaciones recibidas, de la adopción de medidas de investigación y de la resolución de las mismas.
SU ORGANIZACION únicamente asumirá el papel de asesor externo cuando por contrato de prestación de servicios proceda (encargado de tratamiento).
3. Obligaciones del Denunciante por el uso del Servicio
La persona Denunciante se obliga a proveer información de buena fe, correcta y completa sobre los hechos objeto de denuncia. Si suministra información de mala fe, inexacta, o incompleta con carácter intencionado, SU ORGANIZACION podrá adoptar contra el denunciante las medidas disciplinarias y/o judiciales que considere oportunas.
4. Política de Confidencialidad y Privacidad de los Datos suministrados a través de “Legalcompliance”.
“Legalcompliance” declara que no recibirá el contenido de su denuncia ni los documentos anejos a ella, pudiendo acceder a los mismos sólo las personas que posean las claves correspondientes en SU ORGANIZACION, que vendrán a coincidir con el señalado por aquélla como la persona encargada del tratamiento de aquellas denuncias o para la derivación de las misma al responsable del sistema interno de información de la empresa cliente, y la persona asesora especialista a la que autorice la empresa para tal fin.
“Legalcompliance” garantiza que actúa únicamente en su calidad de proveedor informático del servicio pero en ningún caso como encargado del tratamiento de aquellas denuncias, que corresponde a SU ORGANIZACION , que será la obligada a mantener estricta confidencialidad sobre los Datos puestos de manifiesto a través de este sistema. La persona Denunciante acepta que SU ORGANIZACION puede conservar y/o revelar los Datos suministrados si así le es requerido por ley y/o cualquier autoridad pública.
Debido a la propia finalidad de este servicio se reconoce que los Datos suministrados a través del mismo podrían contener información privada de personas denunciadas, la cual habrá sido proporcionada y transmitida por la persona Denunciante.
En consecuencia, SU ORGANIZACION ni la propietaria del servicio asumen responsabilidad alguna por el incumplimiento de leyes de privacidad y/o confidencialidad que las acciones de la persona Denunciante puedan generar y muy especialmente las previstas en la LOPD.